עסק קטן שעובד היום עם Gmail או Google Workspace ועובר ל־Microsoft 365 צריך להעביר יותר מתיבות דוא״ל. יש גם יומנים, אנשי קשר, קבוצות, קבצים והגדרות דומיין. מעבר מסודר מתחיל בתכנון.
מיפוי לפני כל דבר
- רשימת המשתמשים והתיבות, כולל תיבות משותפות וכתובות חלופיות
- קבוצות דוא״ל ורשימות תפוצה
- קבצים שנשמרים ב־Google Drive
- אפליקציות ושירותים שמחוברים לחשבון
- מי מתחבר מהנייד ומאילו מכשירים
מה קורה ביום המעבר
- מקטינים מראש את ה־TTL של רשומות ה־DNS כדי שהשינוי יתפשט מהר.
- מעבירים את התיבות לפי קבוצת ניסיון קטנה לפני כולם.
- מחליפים את רשומת ה־MX כך שדוא״ל חדש יגיע ל־Microsoft 365.
- מעדכנים רשומות SPF, DKIM ו־DMARC.
- מגדירים את הדוא״ל מחדש בטלפונים ובמחשבים.
- בודקים שליחה וקבלה, יומנים ואנשי קשר.
דברים שנוטים להישכח
קבוצות Google אינן עוברות לבד: צריך להקים במקומן קבוצות או רשימות תפוצה ב־Microsoft 365. קבצים ב־Google Drive הם נושא נפרד, ובדרך כלל עוברים ל־OneDrive או ל־SharePoint. חתימות דוא״ל, כללים אוטומטיים ושירותים חיצוניים שמשתמשים בכתובת הדוא״ל דורשים בדיקה ידנית.
איך מצמצמים סיכון
לא סוגרים את חשבון Google ביום המעבר. משאירים אותו פעיל תקופה קצרה כדי שאפשר יהיה לחזור או לבדוק משהו שחסר. מגדירים MFA במשתמשים החדשים כבר בהתחלה, ומתעדים מה הועבר ומתי. לפרטים על ההבדלים בין הרישיונות ראו את המדריך איזה רישיון Microsoft 365 מתאים לעסק קטן.
שיחת התאמה של 20 דקות, בלי התחייבות. נבדוק מה המצב אצלכם ומה באמת דחוף.