סודיות שנשענת על הרגלים
מסמכי לקוחות נשלחים בדוא״ל רגיל, נשמרים במחשבים אישיים או בכוננים ניידים. עדיף שיתוף מבוקר עם הרשאות ותוקף.
IT ו־Microsoft 365 למשרד עורכי דין
מסמכי לקוחות הם החומר שהמשרד עובד איתו כל יום. המטרה היא שהם יהיו זמינים לצוות, מוגנים מגישה לא מורשית וניתנים לשחזור כשמשהו משתבש.
מה קורה בדרך כלל
מה בדרך כלל לא מסודר במשרד עורכי דין
אלה הדברים שחוזרים הרבה במשרדים קטנים. לא כולם קיימים אצלכם, ולכן מתחילים במיפוי קצר.
מסמכים וגרסאות
כמה גרסאות של אותו כתב טענות, ולא ברור מי עדכן אחרון. SharePoint או OneDrive עם היסטוריית גרסאות פותרים חלק גדול מזה.
עבודה מחוץ למשרד
מבית משפט, מהבית או מהנייד. צריך גישה מאובטחת ומחשב נייד מוצפן, שאובדנו לא חושף תיקים.
גיבוי תיקים
תיק שנמחק בטעות או הוצפן בהתקפה. צריך גיבוי נפרד שבדקו בפועל שאפשר לשחזר ממנו.
מה עושים בפועל
הסדר שאני עובד בו
- הרשאות לפי תיק או צוות, והפרדה בין מי שרואה למי שעורך
- MFA לכל המשתמשים, כולל חשבונות מנהל
- הצפנת מחשבים ניידים וניהול אובדן מכשיר
- שיתוף קבצים עם הרשאות במקום צירופים בדוא״ל, כשאפשר
- גיבוי עצמאי ובדיקת שחזור
- נוהל כתוב לעובד חדש ולעובד שעוזב
אני לא נותן ייעוץ משפטי. חובות סודיות ואבטחת מידע של עורכי דין נקבעות לפי הדין וכללי האתיקה, וכדאי לבדוק אותן מול לשכת עורכי הדין או יועץ מתאים. את הצד הטכני אפשר לסדר.
הפירוט של השכבות מופיע בעמוד אבטחה וגיבוי, ובעמוד ניהול Microsoft 365 אפשר לראות איך מסדרים משתמשים והרשאות.
שאלות
לפני שמתקשרים
אפשר לעבוד עם מסמכי לקוחות בענן?
זה תלוי במדיניות המשרד ובדרישות הדין. מבחינה טכנית אפשר להגדיר הרשאות, MFA, הצפנה ותיעוד גישה. ההחלטה אם זה מתאים למשרד שלכם היא שלכם, ואני מסביר מה נכון לעשות טכנית.
יש לנו תוכנה לניהול תיקים. זה משנה משהו?
כן. לפני שינוי בודקים מה התוכנה צריכה, איפה היא שומרת מסמכים ואיך היא מגובה. לא משנים משהו שמשבית את העבודה השוטפת.
כמה זה עולה?
מסלול IT מנוהל מתחיל ב־1,800 ₪ לחודש עד 5 משתמשים. המחיר הסופי נקבע אחרי מיפוי, ורישיונות Microsoft 365 נרכשים בנפרד על ידי העסק.
רוצים לבדוק מה מצב המחשוב במשרד?
שיחת התאמה של 20 דקות בלי התחייבות. נבדוק מה קיים, מה דחוף ומה אפשר להשאיר כמו שהוא.