קבצי לקוחות בכל מקום
תיקיות על מחשבים אישיים, בדוא״ל ובכוננים ניידים. אין הרשאות לפי עובד ולקוח, וקשה לדעת מי ראה מה.
IT ו־Microsoft 365 למשרד רואה חשבון
במשרד חשבות יושב מידע כספי של עשרות לקוחות. כשמחשב נתקע בשבוע הגשה אין זמן לחכות, ולכן מסדרים את הסביבה לפני העומס ולא באמצעו.
מה קורה בדרך כלל
מה בדרך כלל לא מסודר במשרד חשבות
אלה הדברים שחוזרים הרבה במשרדים קטנים. לא כולם קיימים אצלכם, ולכן מתחילים במיפוי קצר.
עומס בסוף תקופה
מחשב איטי, מדפסת שלא עובדת או תוכנה שלא עולה בדיוק כשיש דד־ליין. צריך כתובת אחת לתקלות ומחשבים מוכנים מראש.
הונאות חשבוניות ושינוי פרטי בנק
הודעת דוא״ל שנראית כמו לקוח או ספק ומבקשת לשנות חשבון תשלום. MFA, בדיקת כללי דוא״ל ונוהל אימות בטלפון מצמצמים את הסיכון.
תוכנות הנהלת חשבונות מקומיות
תוכנה שרצה על שרת או על מחשב אחד, עם גיבוי שאף אחד לא בדק. לפני כל שינוי בודקים מה תלוי בה.
מה עושים בפועל
הסדר שאני עובד בו
- הרשאות לפי עובד ולקוח ב־SharePoint או OneDrive, כשזה מתאים
- MFA לכל המשתמשים, כולל חשבונות מנהל
- בדיקת כללי העברה אוטומטית בתיבות הדוא״ל
- גיבוי שנבדק בפועל ותוכנית שחזור
- מחשבים מעודכנים ומוצפנים לפני תקופות העומס
- תיעוד: מי מורשה למה, ומה קורה כשעובד מתחיל או עוזב
אני לא יועץ משפטי. אם חלות עליכם דרישות לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) או הוראות מקצועיות אחרות, כדאי לברר אותן מול יועץ משפטי. את הצד הטכני אפשר לסדר: הרשאות, הצפנה, גיבוי ותיעוד.
הפירוט של השכבות מופיע בעמוד אבטחה וגיבוי, ובעמוד ניהול Microsoft 365 אפשר לראות איך מסדרים משתמשים והרשאות.
שאלות
לפני שמתקשרים
אפשר להעביר את קבצי הלקוחות לענן?
כן, כשזה מתאים. קודם בודקים אילו תוכנות תלויות בקבצים מקומיים, מי צריך גישה ומה תוכנית החזרה. לא מעבירים הכול רק כי אפשר.
מה קורה אם יש תקלה בשבוע הגשה?
אין התחייבות לזמן תגובה מעבר למה שכתוב בהצעה. לכן מסדרים את הסביבה לפני שבועות העומס, ובהצעה מגדירים מראש את זמן המענה ואת מכסת התמיכה.
כמה זה עולה?
מסלול IT מנוהל מתחיל ב־1,800 ₪ לחודש עד 5 משתמשים. המחיר הסופי נקבע אחרי מיפוי, ורישיונות Microsoft 365 נרכשים בנפרד על ידי העסק.
רוצים לבדוק מה מצב המחשוב במשרד?
שיחת התאמה של 20 דקות בלי התחייבות. נבדוק מה קיים, מה דחוף ומה אפשר להשאיר כמו שהוא.